Hinweisgebersystem.

Diese Seite ist eine Übersetzung und dient ausschließlich der Information. Rechtsverbindlich ist allein die französische Fassung: Bei Widersprüchen, Abweichungen oder Zweifeln bei der Auslegung ist die französische Fassung maßgeblich.

Präambel

Ergänzend zu ihrem internen Ethikkodex und zur Stärkung ihrer ethischen Verpflichtungen richtet Mistertemp’ group (nachfolgend „die Gruppe“) ein Hinweisgebersystem (nachfolgend das „System“) ein, damit jede Person eine unangemessene Situation oder einen Verstoß gegen geltende Gesetze und Vorschriften melden kann.

Das für die Muttergesellschaft und ihre Tochtergesellschaften in Frankreich geltende System soll allen Mitarbeitenden sowie externen Beteiligten ermöglichen, Handlungen, die gegen den internen Ethikkodex, Gesetze oder Vorschriften verstoßen, vertraulich zu melden und allgemein ihre Bedenken verantwortungsvoll und ohne Angst vor Repressalien mitzuteilen.

Zweck des Systems ist es, der Geschäftsleitung von Mistertemp’ group zu ermöglichen, eine Risikosituation zu erkennen und frühzeitig oder sogar vorbeugend zu handeln, bevor sich das Risiko verwirklicht.

Welche Sachverhalte können gemeldet werden?

Gemeldet werden kann jeder Sachverhalt, der Folgendes betrifft:

• einen Verstoß oder den Verdacht eines Verstoßes gegen den internen Ethikkodex oder die Betriebsordnung,
• eine Straftat (zum Beispiel Korruption, Betrug, wettbewerbswidrige Praktiken) im Sinne der örtlichen Gesetze;
• einen Verstoß gegen ein geltendes Gesetz, eine Vorschrift oder einen internationalen Vertrag;
• eine Bedrohung oder Schädigung des öffentlichen Interesses;
• einen Vorfall im Zusammenhang mit Menschenrechten, Gesundheit und Sicherheit oder der Umwelt.

Beispielsweise können folgende Sachverhalte gemeldet werden:

Korruption, wettbewerbswidrige Praktiken, Diskriminierung, Betrug oder Belästigung am Arbeitsplatz.

Jede Meldung, die nicht in den oben definierten Anwendungsbereich fällt, wird zurückgewiesen, und die dabei erhobenen Daten werden gelöscht.

Wer Verhaltensweisen melden möchte, die nicht in den Anwendungsbereich des Systems fallen, wendet sich an seine üblichen Ansprechpersonen (Vorgesetzte, zuständige Abteilungen innerhalb von Mistertemp’ group).

Wer kann eine Meldung abgeben?

Alle festen oder befristet Beschäftigten (befristete Verträge, Praktikantinnen und Praktikanten …), Zeitarbeitskräfte sowie unternehmensexterne Personen (Kunden, Dienstleister, Lieferanten, Subunternehmer) können eine Meldung abgeben.

Dazu muss die hinweisgebende Person:

• persönlich Kenntnis von den gemeldeten Sachverhalten haben, im beruflichen oder außerberuflichen Rahmen: Es geht nicht darum, von anderen beobachtete Sachverhalte weiterzugeben, sondern selbst festgestellte Sachverhalte, bei denen die hinweisgebende Person vernünftigerweise annimmt, dass sie meldefähige Sachverhalte darstellen können;
• uneigennützig handeln: Die hinweisgebende Person muss zur Wahrung des Allgemeininteresses und nicht in eigener Sache handeln; die Meldung darf ihr keinen Vorteil verschaffen, und sie darf dafür nicht vergütet werden;
• in gutem Glauben handeln: Eine missbräuchliche Nutzung des Systems kann ihren Urheber disziplinarischen Sanktionen oder gerichtlicher Verfolgung aussetzen. Die Nutzung des Systems in gutem Glauben setzt ihren Urheber jedoch keiner disziplinarischen Sanktion aus, selbst wenn sich die Sachverhalte später als unzutreffend erweisen oder keine weiteren Folgen haben.

Die Nutzung des Hinweisgebersystems ist ein Recht, das die betroffenen Personen frei ausüben; sie bleibt jedoch freiwillig. Daher hat das Unterlassen einer Meldung für die Mitarbeitenden keinerlei Folgen.

Wie melden? [Ethik-Hotline]

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Meldung abzugeben:

• durch Information der oder des Vorgesetzten, mündlich oder schriftlich;
• per E-Mail an: alerteprofessionnelle@mistertemp-group.com

Auch wenn das Hinweisgebersystem die anonyme Meldung von Fehlverhalten ermöglicht, werden die Nutzerinnen und Nutzer ermutigt, sich zu erkennen zu geben; ihnen wird größtmögliche Vertraulichkeit zugesichert (die nur im Rahmen eines Gerichtsverfahrens aufgehoben werden kann).

Die gemeldeten Sachverhalte müssen zudem strikt auf die vom System erfassten Bereiche beschränkt sein.

Vertraulichkeit

Die mit der Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen betrauten Personen unterliegen einer verstärkten Vertraulichkeitspflicht hinsichtlich:

• der Identität der hinweisgebenden Person;
• der Identität der von der Meldung betroffenen Personen;
• der gegebenenfalls im Rahmen der Meldung übermittelten Dokumente.

Schutz der hinweisgebenden Person

Die Nutzung des Hinweisgebersystems in gutem Glauben kann den Urheber einer Meldung keinen Sanktionen aussetzen, selbst wenn sich die Sachverhalte später als unzutreffend erweisen. Jede missbräuchliche Anzeige kann hingegen disziplinarische Sanktionen und/oder gerichtliche Verfolgung nach sich ziehen.

Glaubt die hinweisgebende Person, Repressalien ausgesetzt zu sein, muss sie dies umgehend über die Hotline mitteilen.

Bearbeitung der Meldung

Die hinweisgebende Person meldet einen Vorfall, anonym oder namentlich, persönlich, telefonisch oder per E-Mail.

Erfolgt die Meldung per E-Mail, wird so schnell wie möglich eine Eingangsbestätigung versandt.

Die Meldung wird anschließend von der internen Ansprechperson geprüft, die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständig ist.

Sobald festgestellt ist, dass die Meldung in den Anwendungsbereich dieser Richtlinie fällt, folgt eine Untersuchung in einem vertraulichen, objektiven und gründlichen Verfahren.

Ziel der Untersuchung ist es festzustellen, ob die Meldung begründet ist oder nicht (bestätigter Ethikverstoß oder bestätigtes Fehlverhalten), unter Berücksichtigung der in der Meldung dargestellten Sachverhalte und der während der Untersuchung zur Verfügung gestellten Informationen. Zudem sollen gegebenenfalls die Korrekturmaßnahmen bestimmt werden, die zur Behebung des gemeldeten Vorfalls zu ergreifen sind.

Nach Abschluss der Untersuchung wird ein Untersuchungsbericht erstellt. Die hinweisgebende Person ist über das Ergebnis der Bearbeitung ihrer Meldung zu informieren (d. h. ob sie als begründet eingestuft wurde oder nicht).

Am Ende der Untersuchung werden die personenbezogenen Daten der hinweisgebenden Person geschützt, unabhängig davon, ob die Vorwürfe als begründet erachtet wurden oder nicht.

Bestätigt die Untersuchung Schwächen der internen Kontrolle, betrügerisches Verhalten oder erhebliche Abweichungen, werden geeignete Korrektur- und/oder Wiedergutmachungsmaßnahmen ergriffen:

• Stärkung der Richtlinien, Verfahren und Kontrollen der Gruppe;
• Unterstützung durch die Personalabteilung oder andere für den Urheber der Meldung;
• Ethikschulung;
• gegebenenfalls disziplinarische Sanktionen oder gerichtliche Verfolgung.

Aufbewahrung der erhobenen Daten

Wird nach Feststellung des Sachverhalts beschlossen, kein Disziplinar- und/oder Gerichtsverfahren einzuleiten, werden die Unterlagen zur Meldung innerhalb von ZWEI (2) Monaten ab dem Abschluss der Untersuchung vernichtet.

Wird beschlossen, Maßnahmen zur Beendigung der beanstandeten Handlungen zu ergreifen und ein Disziplinar- und/oder Gerichtsverfahren einzuleiten, werden die erhobenen Daten bis zum Ablauf der Fristen für streitige Verfahren aufbewahrt. Die Daten können anschließend unter Beachtung der geltenden gesetzlichen Bestimmungen archiviert werden.