Sistema di segnalazione (whistleblowing).

Questa pagina è una traduzione, fornita a solo titolo informativo. Fa fede unicamente la versione francese: in caso di contraddizione, discrepanza o dubbio interpretativo, prevale la versione francese.

Premessa

A complemento del proprio Codice etico interno e per rafforzare i propri impegni in materia di etica, Mistertemp’ group (di seguito «il Gruppo») ha istituito un sistema di segnalazione (di seguito il «Sistema») che consente a chiunque di segnalare una situazione inappropriata o non conforme alle leggi e ai regolamenti vigenti.

Il Sistema, applicabile alla capogruppo e alle sue controllate in Francia, consente a tutti i collaboratori e alle parti interessate esterne di segnalare, in modo riservato, atti contrari al Codice etico interno, alle leggi e ai regolamenti e, più in generale, di comunicare le proprie preoccupazioni in modo responsabile, senza timore di ritorsioni.

La finalità del Sistema è consentire alla Direzione di Mistertemp’ group di individuare una situazione di rischio e di intervenire in una fase precoce, o anche in via preventiva, prima che il rischio si concretizzi.

Quali fatti possono essere segnalati?

È possibile segnalare qualsiasi fatto riguardante:

• una violazione o una sospetta violazione del Codice etico interno o del Regolamento interno,
• un reato (ad esempio corruzione, frode, pratiche anticoncorrenziali), come definito dalle leggi locali;
• una violazione di una legge, di un regolamento o di un trattato internazionale applicabile;
• una minaccia o un pregiudizio per l’interesse pubblico;
• un incidente legato ai diritti umani, alla salute e alla sicurezza o all’ambiente.

A titolo di esempio, possono essere segnalati i seguenti fatti:

Corruzione, pratiche anticoncorrenziali, discriminazioni, frode o molestie sul lavoro.

Qualsiasi segnalazione che non rientri nell’ambito sopra definito sarà respinta e i dati raccolti in tale occasione saranno cancellati.

Chiunque desideri segnalare comportamenti che non rientrano nell’ambito del Sistema deve rivolgersi ai propri interlocutori abituali (superiori gerarchici, servizi competenti di Mistertemp’ group).

Chi può effettuare una segnalazione?

Qualsiasi collaboratore permanente od occasionale (contratti a termine, stagisti…), lavoratori somministrati o persone esterne all’azienda (clienti, prestatori di servizi, fornitori, subappaltatori) possono effettuare una segnalazione.

A tal fine, il segnalante deve:

• essere venuto personalmente a conoscenza dei fatti segnalati, in ambito professionale o in un contesto non professionale: non si tratta di riferire fatti constatati da altri, ma fatti constatati personalmente e che il segnalante ritiene ragionevolmente possano costituire fatti segnalabili;
• agire in modo disinteressato: il segnalante deve agire per difendere l’interesse generale e non per conto proprio; la segnalazione non deve procurargli alcun vantaggio e il segnalante non deve essere retribuito in cambio;
• agire in buona fede: l’uso abusivo del sistema può esporre il suo autore a sanzioni disciplinari o azioni giudiziarie. Tuttavia, l’uso in buona fede del sistema, anche se i fatti si rivelano in seguito inesatti o non danno luogo ad alcun seguito, non esporrà il suo autore ad alcuna sanzione disciplinare.

L’utilizzo del sistema di segnalazione è un diritto che le persone interessate esercitano liberamente; il suo ricorso resta comunque facoltativo. Di conseguenza, l’assenza di segnalazione non comporterà alcuna conseguenza per i collaboratori.

Come segnalare? [Linea etica]

Esistono diversi modi per effettuare una segnalazione:

• informando il proprio superiore gerarchico, oralmente o per iscritto;
• inviando un’e-mail a: alerteprofessionnelle@mistertemp-group.com

Sebbene il sistema di segnalazione consenta di segnalare in forma anonima comportamenti scorretti, le persone che lo utilizzano sono incoraggiate a identificarsi e viene loro garantita la massima riservatezza (che può essere revocata solo nell’ambito di un procedimento giudiziario).

I fatti segnalati devono inoltre essere strettamente limitati agli ambiti coperti dal Sistema.

Riservatezza

Le persone incaricate di ricevere e gestire le segnalazioni sono tenute a un obbligo rafforzato di riservatezza riguardo a:

• l’identità del segnalante;
• l’identità delle persone oggetto della segnalazione;
• gli eventuali documenti trasmessi nell’ambito della segnalazione.

Tutela del segnalante

L’uso in buona fede del sistema di segnalazione, anche se i fatti si rivelano in seguito inesatti, non può esporre l’autore di una segnalazione a sanzioni. Al contrario, qualsiasi segnalazione abusiva può comportare sanzioni disciplinari e/o azioni giudiziarie.

Se il segnalante ritiene di essere oggetto di una misura ritorsiva, deve comunicarlo immediatamente tramite la linea di segnalazione.

Gestione della segnalazione

Il segnalante segnala un incidente, in forma anonima o nominativa, di persona, per telefono o per e-mail.

Quando la segnalazione è effettuata per e-mail, viene inviata una conferma di ricezione nel più breve tempo possibile.

La segnalazione viene quindi analizzata dal referente interno incaricato di ricevere e gestire le segnalazioni.

Una volta stabilito che la segnalazione rientra nell’ambito di applicazione della presente politica, essa è seguita da un’indagine condotta secondo un processo riservato, obiettivo e approfondito.

L’obiettivo dell’indagine è stabilire se la segnalazione sia fondata o meno (violazione etica o illecito confermati), tenendo conto dei fatti esposti nella segnalazione e degli elementi messi a disposizione durante il periodo di indagine. Si tratta inoltre di stabilire, in definitiva, le misure correttive da adottare per porre rimedio all’incidente segnalato, se del caso.

Al termine dell’indagine viene redatto un rapporto. Il segnalante deve essere informato dell’esito della gestione della propria segnalazione (ossia se è stata ritenuta fondata o meno).

Al termine dell’indagine, che le accuse siano state ritenute fondate o meno, i dati personali del segnalante saranno tutelati.

Se l’indagine conferma carenze nel controllo interno, un comportamento fraudolento o scostamenti significativi, saranno adottate adeguate misure correttive e/o riparatorie per dare seguito alla segnalazione:

• rafforzamento delle politiche, delle procedure e dei controlli del Gruppo;
• assistenza da parte delle Risorse Umane o di altri all’autore della segnalazione;
• formazione etica;
• sanzioni disciplinari o azioni giudiziarie, se del caso.

Conservazione dei dati raccolti

Se, una volta accertata la veridicità dei fatti, si decide di non avviare un procedimento disciplinare e/o giudiziario, gli elementi relativi alla segnalazione sono distrutti entro DUE (2) mesi dalla data di chiusura dell’indagine.

Se si decide di intraprendere qualsiasi azione volta a far cessare i comportamenti contestati e di avviare un procedimento disciplinare e/o giudiziario, i dati raccolti saranno conservati fino alla scadenza dei termini dei procedimenti contenziosi. I dati potranno poi essere eventualmente archiviati nel rispetto delle disposizioni di legge applicabili.